i moduli aggiuntivi di CgWeb:
ALLEGATI
smettere di accumulare carta è possibile
Allegati
ritrova in un clic ogni documento
Nella gestione quotidiana di una azienda si produce e si riceve una quantità considerevole di documentazione cartacea. Bolle di accompagnamento, ricevute, estratti conto, conferme d’ordine, pezze d’appoggio, contratti, e così via a non finire.
Tutta documentazione che, nei modi tradizionalmente usati finora, viene fascicolata ed archiviata, perché, pur non avendo una valenza fiscale e quindi un obbligo legale di conservazione, “probabilmente un giorno potrà servire”.
Ma quanto ci costa archiviare tanta carta? E quando ci serve, quanto tempo impieghiamo a ritrovarla?
- Archiviazione allegati
E’ possibile allegare qualsiasi tipo di file (pdf, xls, doc, jpg, eml. ecc) a qualsiasi elemento a cui il file si riferisce (ad esempio, alla scheda cliente, alla scheda fornitore, ad una fattura, un ordine, un articolo di magazzino, ecc).
Il file caricato rimarrà disponibile per la consultazione o il download direttamente dalla schermata dell’elemento a cui è stato imputato, e in questo modo sarà estremamente semplice e veloce recuperarlo in caso di necessità. - Tipi di file che è possibile allegare
Qualsiasi tipo di file (pdf, word, excel, formati immagine, zip, rar, video, eml) - Elementi a cui si possono associare i files archiviati
Possiamo associare (anche con associazione multipla) i files a:
• Cliente
• Fornitore
• Banca
• Articolo di magazzino
• Fattura di vendita
• Fattura di acquisto
• Ordine di acquisto / vendita
• Preventivo
• Nominativo mailing
• Matrice lettera mailing - Funzioni ulteriori
– Possibilità di associare uno o più elementi al documento caricato (ad esempio, cliente + ordine di vendita + fattura di vendita) per agevolare la reperibilità futura del documento.
– Possibilità di creare categorie e assegnare al documento ad una determinata categoria
– Possibilità di indicare una descrizione (diversa dal nome del file), in modo da affinare ulteriormente le funzionalità di ricerca futura del documento.
– Controllo in tempo reale dello spazio occupato. - Alcuni esempi pratici:
– Allegare le schede tecniche ad un articolo di magazzino
– Allegare una conferma d’ordine ricevuta al nostro ordine di vendita, o alla fattura di vendita
-Allegare a un cliente o a un fornitore una mail importante
– Allegare la documentazione sulle condizioni bancaria alla scheda banca
– Allegare un semplice foglio di appunti di una riunione ad un cliente, o un preventivo, o un ordine di vendita
Domande frequenti sul modulo ALLEGATI
Si, la procedura è disponibile in tutte le versioni di CgWeb con uno spazio limitato a 50 MB.
Acquistando il modulo ALLEGATI si acquista semplicemente ulteriore spazio a disposizione.
I tagli di spazio aggiuntivo disponibili sono:
1 GB -> 2,00 Euro / mese + iva
5 GB -> 4,00 Euro / mese + iva
10 GB -> 6,00 Euro / mese + iva
50 GB -> 27,00 Euro / mese + iva
100 GB -> 49,00 Euro / mese + iva
Per tagli superiori a 100GB contattateci per un preventivo personalizzato
Il modulo CS+ risponde ad un obbligo di legge, conservando (con una interfaccia integrata in CgWeb) presso un conservatore accreditato, che appone la marca temporale per garantire la non modificabilità del file conservato. Il modulo allegati archivia, sugli stessi server di CgWeb, qualsiasi tipo di file voi decidiate di archiviare senza particolari vincoli, è un vero e proprio cloud storage.
Certamente si, quando occorre maggiore spazio è possibile acquistare un pacchetto aggiuntivo.
risparmio di tempo: i files sono sempre velocemente reperibili
risparmio economico e di spazio: niente più faldoni accatastati ovunque, niente stampe, niente carta
vantaggi per l’ambiente: possiamo ridurre in modo importante la quantità di carta, contenitori e tutto quel che attiene all’archiviazione fisica